○庄内広域行政組合文書管理規程
昭和50年1月31日
訓令甲第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、文書の管理について別に定めるもののほか必要な事項を定めることを目的とする。
(文書処理の原則)
第2条 文書は、すべて正確にかつ迅速に取り扱い、常に処理後の保管を適正に行わなければならない。
(青果市場管理事務所の職務)
第3条 青果市場管理事務所長(以下「所長」という。)は、文書の管理に関する事務を総括する。
(文書整理担当者)
第4条 係に、文書整理担当者(以下「整理担当者」という。)をおく。
2 整理担当者は、係長が指定する職員をもってあてる。
3 整理担当者は、係の文書を整理するものとする。
(文書の区分及び種別)
第5条 公文書の種別は、公示、令達文書と一般文書に区分する。
2 公示、令達文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき、組合議会の議決を経て制定する。
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき、理事会がその権限に属する事務に関し制定する。
(3) 訓令甲 理事会が所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するもの
(4) 訓令乙 理事会が所属の機関又は職員に対して一時又は一事件に限って指揮命令するもの
(5) 達 特定の個人、法人又は団体に対して権限に基づいて命令、禁止取消等の処分をするもの
(6) 指令 特定の個人、法人又は団体の申請又は願等に対して許可、認可、承認等をするもの
(7) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するもの
(8) 公告 公示以外で一定事項を一般に公示するもの
3 一般文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 照会 公の機関相互間又は私人との間において問い合わせる場合に発するもの
(2) 回答 照会に対し回答する場合に発するもの
(3) 上申 上司又は監督諸官公庁等に申告するもの
(4) 内申 上申のうち秘密に属するもの
(5) 副申 上司又は諸官公庁等に進達する文書に意見を副えるもの
(6) 進達 上級庁へ提出する文書で経由するもの
(7) 申請(願) 許可、認可、補助、指令等を求めるもの
(8) 報告 一定の事実、経過等を法令に基づく義務を前提として通報する場合に発するもの
(9) 通知 特定の相手方に対して一定の事実、処分又は意志を知らせるために発するもの
(10) 伺 行政上の方針、その他について上司又は諸官公庁の指示を請うもの
(11) 復命書 上司の命じた特定の事項について、その内容及び結果について報告するもの
(文書の記号及び番号)
第6条 文書(公示、令達文書を除く。)には、局名及び所名の記号と、収受文書には収、発送文書には発の区分及び番号を付さなければならない。
2 記号は、広域行政事務所にあっては庄広と、青果市場管理事務所にあっては庄青と、食肉流通施設事務所にあっては庄食とし、番号は文書処理の年度ごとに改め、一連番号を付するものとする。
(平11訓令甲5・一部改正)
(文書処理の年度)
第7条 文書の処理に関する年度は、4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、理事会が不適当と認めたものはこの限りでない。
(帳票の種類)
第8条 文書管理に関し使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 文書収受簿(様式第1号)
(2) 文書発送簿(様式第2号)
(3) 特殊文書収配簿(様式第3号)
(4) 金券類収配簿(様式第4号)
(5) 受付印(様式第5号)
(6) 完結印(様式第6号)
(7) 郵便発送簿(様式第7号)
(8) 起案用紙(様式第8号)
(9) 議案番号簿(様式第9号)
(10) 公示、令達番号簿(様式第10号)
(11) 表紙(様式第11号)
(12) 背表紙(様式第12号)
(13) 文書保存簿(様式第13号)
(14) 伝言票(様式第14号)
第2章 収受及び配布
(到着文書の処理)
第9条 庄内広域行政組合に到達した文書は、すべて青果市場管理事務所において収受し、親展文書、書留文書又はこれに類似していると認められるものを除いてすべて開封する。
(登載)
第10条 開封した文書は、その余白に受付印を押印し、文書収受簿(以下「収受簿」という。)に登載する。ただし、軽易な文書は省略することができる。
2 収受簿に登載する文書は、次に掲げるものとする。
(1) 通達、例規及びこれに類する文書
(2) 陳情書、経由文書、許可又は決定を必要とする文書
(3) 発番号を付して発した文書の回答又は決定文書
(4) 不服申立、訴訟に関する文書及び法律上の効果を伴う文書
(5) その他所長の指定したもの
3 親展文書及び書留文書は、封筒の表に受付印を押印し、特殊文書収配簿に登載する。
4 金券及びこれに準ずるものは、金券類収配簿に登載する。
5 訴訟、異議申立て等、その収受の日時が権利の得失に関係のあるものは、収受の時刻を正確に記入しておかなければならない。
6 電報は、その余白に収受日時を明らかにし、特殊文書収配簿に登載する。
(直接収受した文書等の処理)
第11条 前条の規定による受付を必要とする文書を直接収受したときは、すみやかにこれを係に回付しなければならない。
(送料の不足又は未納の文書の収受)
第12条 料金の不足又は未納の郵便物が到達したときは、発信者が官公署であるとき又は公務に関し特に必要と認められるときにより、その不足又は未納の料金を納付して受領することができる。
2 前項に規定する到達文書を受領したときは、整理担当者において郵便発送簿に記載してその手続をしなければならない。
(1) 親展文書は、理事長あてのものは事務局長又は所長に、その他のものは、名あて人に配布しなければならない。
(2) 金券類は、会計管理者の指名する取扱責任者に配布しなければならない。
2 前項によるものは、配布のさい名あて人及び取扱責任者の受領印を受けなければならない。
(平11訓令甲5・平19訓令甲2・一部改正)
(配布文書の処理)
第14条 整理担当者は、収受文書を審査のうえ局長又は所長に回付し、その処理について指示を受け、収受文書を係長に配布する。
2 整理担当者は、収受文書の処理が完結した場合は、当該文書に完結印を押印して所定の簿冊に綴り込まなければならない。
3 未処理文書及び処理中の文書は、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
第3章 起案及び決裁
(文書の起案)
第15条 事務処理の発議は、起案用紙を用い、次の各号に留意して作成しなければならない。ただし、軽易な文書で上司の閲覧に止まるもの、又は定例の事案等については、その文書の余白に必要事項を記載して処理することができる。
(1) 起案が収受文書に基づく場合は、その文書を起案文書に添付すること。
(2) 事案が重要又は異例のものである場合は、立案の趣旨を前議として摘記すること。
(3) 立案の経過を知りやすくするために、必要に応じてその参考資料又は準拠法規等を添付すること。
(4) 文書は、正確、簡明、平易に定められた公文体で記載すること。
(5) 合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入すること。
(6) 起案文書の決裁区分は、次により当該事項を○でかこむものとする。
ア 理事長の決裁を受けるもの 甲
イ 事務局長又は所長の専決を受けるもの 乙
(平11訓令甲5・一部改正)
(機密又は緊急事案の処理)
第16条 機密に属し、特に慎重な取扱いを要する事案は、起案者自らけい帯して説明し、決裁を受けなければならない。
(決裁年月日)
第17条 決裁文書の決裁年月日は、係において決裁年月日を記入しなければならない。
(議会議案の取り扱い)
第18条 議会の議決若しくは同意を要し、又は報告する文書で決裁を受けたものは、すみやかに議案番号簿に登載するものとする。
2 前項の原議書には、組合議会議長から議決書が送付されたとき、直ちにその結果を記入しなければならない。
(公示、令達文書の取り扱い)
第19条 公示、令達文書は、公示、令達の種別ごとの一連番号を付し、公示、令達簿に登載しなければならない。
(電話等による事務処理)
第20条 電話、口頭による事務処理は、その要領を伝言票に記載し、特に重要なものについては、上司の決裁を経て処理しなければならない。
第4章 発送
(発送手続)
第21条 文書の発送は、特殊若しくは大量で直接発送するもののほか、次の各号により行う。
(1) 発送文書は、文書発送簿に所定事項を記入して発送しなければならない。
(2) 発送文書のうち、郵送するものは、郵便発送簿に郵便発送月日、郵便料金、その他必要事項を記入して発送しなければならない。
(3) 整理担当者は、発送をともなう原議書完結のさい、原議書に完結印を押印しなければならない。
(電報の取扱い)
第22条 電報は、特に簡明にし、略符号のあるものをつとめて用いなければならない。
(発信者名)
第23条 対外文書は、理事長名を用いなければならない。ただし、文書の性質により、組合名、市場名若しくは食肉施設名を用い、軽易なものについては、事務局長名又は所長名若しくは広域行政事務所名、青果市場管理事務所名、若しくは食肉流通施設事務所名を用いることができる。
2 対内文書は職名のみを用い、氏名等は省略するものとする。
(平11訓令甲5・一部改正)
(公印及び契印)
第24条 発送文書は、すべて原議書と照合のうえ契印し、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書及び軽易な文書については、これを省略することができる。
(例規等の原議書の取り扱い)
第25条 条例、規則、規程、告示及び例規事項となる原議書は、公布済の後編集保存する。
第5章 文書の保存
(完結文書)
第26条 完結文書とは、事案の完結した文書をいう。
(文書の編集)
第27条 簿冊及び台帳類(以下「簿冊」という。)は、次の各号により編集及び製本しなければならない。
(1) 編集は、会計年度による。ただし、会計年度によることができないときは、暦年によるものとする。
(2) 簿冊の厚さは6センチメートルを標準とし、これをこえるときは分冊する。
(3) 製本には、表紙及び背表紙を付する。
(4) 分冊した簿冊の表紙には、一連の枝番号を付する。
(保存期間)
第28条 文書の保存期間は、次のとおりとする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 1年
(種別)
第29条 文書の種別基準は、おおむね次のとおりとする。
第1種
(1) 条例、規則、その他例規の原議文書
(2) 議会に関する重要文書
(3) 重要施策の計画及び実施に関する文書
(4) 職員の任免、賞罰その他身分に関する重要文書
(5) 所轄行政庁の令達、通ちょうその他重要文書
(6) 不服申立て、訴訟に関する重要文書
(7) 財産及び組合債に関する重要文書
(8) 予算及び決算等の財務に関する重要文書
(9) 事務引継に関する文書
(10) 各種の重要な原簿、台帳類
(11) その他永年保存を必要とする文書
第2種
(1) 金銭、物品出納の証拠となる文書
(2) 業務上必要な統計資料
(3) その他10年保存を必要とする文書
第3種
(1) 主な業務施策に関する文書
(2) 会計経理に関する文書
(3) 業務執行上参考となる統計資料
(4) 使用料収入に関する文書
(5) その他5年保存を必要とする書類
第4種
(1) 通知、照会等で後日参照を必要としない文書
(2) 原簿又は台帳類に記帳の終わった申請書、届出書及び統計その他製表の材料に供した文書
(3) その他1年保存を必要とする文書
(保存期間の起算)
第30条 文書の保存期間は、文書完結日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、文書完結日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(文書の廃棄)
第31条 所長は、保存期間が満了した保存文書を毎年6月末日まで廃棄しなければならない。
(平11訓令甲5・一部改正)
第32条 廃棄しようとする文書で、秘密を要する文書又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却等の適切な方法により処理しなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和58年訓令甲第2号)
この規程は、昭和58年4月1日から施行する。
附則(平成6年訓令甲第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成11年訓令甲第5号)
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令甲第2号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(収入役に関する経過措置)
2 この規程の施行の際に現に収入役が在職する場合は、当該収入役の在職期間中に限り、この規程による改正前の第13条第1項第2号の規定は、なおその効力を有するものとする。
(平6訓令甲4・一部改正)
(平6訓令甲4・全改)
(昭58訓令甲2・全改)
